Som virksomhed er det essentielt at have styr på sin fakturering. Uanset om dine kunder er private eller offentlige institutioner, skal der sendes fakturaer for at sikre en sund cash flow og undgå unødvendige økonomiske problemer. 

Men at fakturere kommuner kan virke mere kompliceret end at fakturere private. Der er specifikke krav og procedurer, som skal følges for at sikre, at din faktura bliver behandlet korrekt og betalt til tiden.

I dette blogindlæg guider vi dig igennem processen med at fakturere kommuner. På den måde kan du få styr på dine betalinger og fokusere på din kerneforretning.

Hvorfor er det vigtigt at fakturere kommuner korrekt?

For det første er rettidig fakturering afgørende for at opretholde en sund økonomi i din virksomhed. Når du leverer en ydelse eller et produkt til en kommune, har du ret til at blive betalt for det. 

Uden en korrekt faktura risikerer du forsinkelser i betalingen, hvilket kan påvirke din likviditet og i værste fald din virksomheds overlevelse.

For det andet er korrekt fakturering et lovkrav. Ifølge bogføringsloven skal alle virksomheder udstede fakturaer for solgte varer og ydelser. Dette gælder også, når kunden er en offentlig institution som en kommune.

Se også: https://www.stralfors.dk/vores-losninger/datascanning/edistribution/Send-faktura-til-kommuner/ 

Hvordan fakturerer du en kommune?

Kommuner foretrækker typisk at modtage fakturaer elektronisk. Dette gør processen hurtigere og mere effektiv for begge parter. Der findes forskellige måder at sende elektroniske fakturaer til kommuner:

• EAN-fakturering: EAN står for Elektronisk Adresse Nummer og er en unik identifikator for virksomheder. De fleste kommuner anvender EAN-fakturering, hvilket gør det nemt og sikkert at sende fakturaer elektronisk. Du kan enten bruge et faktureringsprogram med EAN-funktionalitet eller en tjenesteudbyder, der specialiserer sig i EAN-fakturering.
• NemHandel: NemHandel er en offentlig platform til elektronisk handel mellem virksomheder og offentlige myndigheder. Platformen understøtter forskellige formater for elektronisk fakturering og gør det nemt at sende fakturaer til kommuner.

Hvilke oplysninger skal din faktura indeholde?

Uanset hvilken metode du vælger, er det vigtigt, at din faktura indeholder alle de nødvendige oplysninger:

• Dit virksomhedsnavn, adresse og CVR-nummer
• Kommunens navn, adresse og EAN-nummer
• Fakturanummer og fakturadato
• Specifikation af ydelser eller produkter, herunder mængde og pris
• Momsbeløb og totalbeløb
• Betalingsbetingelser og forfaldsdato
• Eventuelt referencenummer eller ordrenummer

Tips til effektiv fakturering af kommuner

• Undersøg kommunens specifikke krav: Nogle kommuner kan have yderligere krav til fakturaformat eller indhold. Tjek kommunens hjemmeside eller kontakt dem direkte for at få information om deres specifikke procedurer.
• Sørg for at have styr på dine data: Hav alle relevante oplysninger om din virksomhed og kunden klar, inden du opretter fakturaen.
• Send fakturaen rettidigt: Jo hurtigere du sender fakturaen, jo hurtigere kan du forvente at modtage betaling.
• Følg op på din faktura: Hvis du ikke har modtaget betaling inden forfaldsdatoen, så følg op hos kommunen.

Få styr på din kommunale fakturering og undgå økonomiske hovedpiner

At fakturere kommuner korrekt er afgørende for at sikre en sund økonomi i din virksomhed. Ved at følge de ovenstående råd og have styr på de nødvendige oplysninger kan du undgå forsinkelser i betalingen og fokusere på at drive din forretning. 

Husk, at rettidig omhu og korrekt fakturering er nøglen til et godt samarbejde med kommuner og en sund forretning.